エクセル初心者でも数秒で速く集計表が作れるExcelの機能とは?

こんにちは!
Excel業務改善コンサルタントの小野です。

 

わたしが毎月開催しているエクセルセミナーでは、受講してくださった方に、毎回アンケートをお願いしています。

 

その中で、エクセル講座を受講したいと思ったきっかけを伺っています。

 

エクセル講座を受講しようと思ったきっかけで1番多いものは何だと思います?

 

 

1番はエクセルのスキルアップです。

 

では2番目は何だと思います?

 

 

エクセルが自己流だからちゃんと学びたい

なんですよ。

 

 

エクセル研修やパソコン教室などでエクセルの基礎を学び、そのあと業務で使うようになったという方はきっと少ないでしょう。

 

あなたはいかがです?

 

 

■たとえばパソコン教室でエクセル基礎を学んだ場合

実務で使うかどうかは別として、どんな機能があってエクセルで何ができるかを知ることはできます。

 

しかしこのアンケート結果からわかるように、多くの方が自己流だとおっしゃてるということは

 

  • 今までエクセルのセミナーを受けたことがなかった・・
  • もしくは昔受けたけど忘れてしまい自己流になってしまった・・

 

だから私のセミナーを受けてみようと思ってくださった、きっとそんな感じなのでしょうね。

 

■ピボットテーブルってご存知ですか?

 

知ってる~
もう使ってる~
聞いたことはある・・

 

様々だと思いますが

実はピボットテーブルを使うと、エクセル初心者でも数秒で集計表が作れるんですよ!

 

もうピボットテーブルをお使いですか?

 

もしまだなら、ぜひこちらのページの動画をご覧くださいね。

Excel業務の効率アップに必須!ピボットテーブルの使い方

 

■ちなみに私が主催しているエクセルセミナーの中にピボット基礎セミナーがあります。

【基礎シリーズ3】0からのエクセルピボットセミナー

 

初開催は2015年6月10日。
2017年10月現在で開催回数は37回になりました。

 

ピボットは初めてという方がほとんどですが、全員が開始5分で集計表を作れるようになっています。

出来なかったという方は今まで1人もいません。

 

  • ピボットは計算式が不要です。
  • 難しい操作もありません。
  • マウスでドラッグできればどなたでも使えます。

 

考えながら作るというより、感覚的に手を動かせば表ができる そんなイメージです。

 

■ピボットテーブルはこんな簡単な機能なのに・・・

ピボットって難しそう・・・となぜか誤解されています。

 

皆さん食わず嫌いで終わっています。
もったない・・・

 

操作自体は簡単なのに、どうしてピボットが普及していないのか・・

 

よくパソコン教室主催のExcelセミナーなどで、中級以上が対象になっていたりしますが、ピボットテーブルは操作がとても簡単なので、エクセル苦手な方や計算式を作ったことがない方でも、集計表を作ることができるんです。

 

しかし、残念なことに、実務で使いこなせていない現状もあります。

 

ピボットを使いこなすためには、元になる明細表を正しく準備しなければいけません。

 

多くの研修は操作方法だけなので、こんな大事なことを教えてはくれません。

 

ピボットテーブルのもとになる明細表の作り方、ピボットテーブルで予想通りの集計をするためには、元になる明細表が整備されていないとできません。

 

必要なデータが揃っている明細表を使ってピボットテーブルを活用してくださいね。

 

ピボットテーブルの基礎、活用方法、よくある失敗例とその対処法も学べます。

【基礎シリーズ3】0からのエクセルピボットセミナー

Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

「Excel応用力 X データ活用力」の両方を兼ね備えた『ビジネスExcel力』が身に付き、ワンランク上の仕事ができる人材育成に貢献しています。

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ご相談やご質問がありましたら、Excel業務改善コンサルタントの小野 眸までご連絡ください。
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エクセル研修の受講者様から嬉しい感想をいただきました!

リクルートマネジメントスクール様エクセル研修3月に行ったリクルートマネジメントスクール様でのエクセルセミナーのアンケート結果は5段階で4.3でした。

 

さらに1か月後のアンケートで
「仕事上役立っていることや成果につながっている」の欄は4.1でした!!

 

講習アンケートで高評価をいただくと、やっててよかったぁ~と実感しますね♪

 

 

と同時に、
さらにセミナー内容を良くしようと意欲がわきますね。
直後の感想はすでにいただいていたけど、今回は受講1か月後の感想も入っていました。
直後のアンケートに答えてくださったのが61%。

さらに1か月後のアンケートに答えてくださった方が29%。

 

次回は6月です。
すでに19名のお申込があるので、しっかりと準備をして臨みます!

 

Excel(エクセル)徹底活用術
~関数を活用した業務効率アップのコツ~

リクルートマネジメントスクール様

http://www.recruit-ms.co.jp/open-course/dtl/S00150/

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エクセル計算式の入替を最も効率よく間違えなくできる方法

エクセル計算式をコピーし入れ替えるやり方

受講者でメルマガ読者の方からこんな質問がありました!

 

エクセルの集計表で
計算式が入力されている行の入替を簡単に行う事はできますか?

最も効率がよく間違えなくできる方法もご教授いただけないでしょうか。

 

答えは・・・

もちろん「はい!あります」

 

エクセルの計算式も入力データも行の入れ替えは簡単にできます!

事例)明細からSUMIFS関数で集計

たとえば上記のような表があるとします。

これは明細表をもとに、支店ごとの前年実績と今年実績を集計。

さらに前年比も計算しています。

 

今年実績には明細表をもとに売上年月と支店が合致した明細を集計してくれるSUMIFS関数が入力されています。

前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。

「前年比」と「今年実績」の行を入れ替えたい

 

エクセルの計算式を一生懸命考えて作った集計表は
できるだけ変更したくないですよね。

 

特に前任者が作った表をそのまま使っている場合など
極力、触りたくないというのが本音だと思います。

 

しかし残念ながら
エクセルの資料に見直しはつきもの。

 

ある程度使ったら
ほとんど見直しや業務に合わせた修正が出てきます。

 

エクセルの行や列を入れ替える場合
中身がデータなら特に意識することなく
切り取ったらコピーしたりできると思います。

 

でも計算式だと
違う内容にならないか不安ですよね。

 

基本的にこの手順で大丈夫です!

 

移動したい箇所を切り取り

「切り取ったセルの挿入」で移動

 

計算式は正しく移動されます。

もし心配な時は次の手順で作業してください。

  1. 現在の集計表をコピーし空いてる箇所に値で貼っておく
  2. 移動したい箇所を切り取る
  3. 切り取ったセルの挿入で移動する
  4. 1の内容と照らし合わせ数値が変わっていないか検証
  5. 1で貼り付けた内容を消去

計算式を変更する時は
自分の意図した内容と違う内容にならないか心配です。

 

だから
事前にバックアップとして
シートやファイルをコピーしたりします。

 

大幅な変更の時はそれも大切ですが
今回のようにちょっとした変更で
バックアップを取るのは面倒ですよね。

 

そんな時は空いてるスペースにちょっとコピーしておきます。
この時普通にコピペしてはダメですよ。

 

コピペだと計算式がコピーされてしまうので
結果が違ってしまい確認用に使えません。

 

計算式に「$」が付いていたら要注意!やり方が違います。

 

計算式に「$」が付いているもの
見たことありますか?

 

これは計算式をコピーする時に
セル番地がずれないよう固定するために使います。

範囲指定がその代表例です。

 

計算式にこの「$」がついている時は注意が必要です。

やり方が違う場合があるからです。

 

計算式内のどのセルに「$」が付いているかがポイントです。

移動したセルを指定している計算式は要注意です。

移動後はセル番地が変わりますからね。

 

上記の内容でいくと

今年実績は明細表をもとに売上年月と支店が合致した
明細の集計する計算式が入っています。

 

前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。

 

その中で「$」が付いているセル番地のうち
移動した行に関連のある個所を確認します。

 

移動後も正しいセル番地になっていればOKです。

 

もし正しく変わっていない場合は
セル番地を正しく修正してくださいね。

 

大量にある場合は「置換」機能を利用すると便利ですよ。

[ホーム]タブにある「置換」機能です。

 

計算式も置換の対象になります。

ぜひ活用してくださいね!

 

 

Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

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エクセルのデータ修正が一瞬で終わる簡単便利なフラッシュフィル

エクセル フラッシュフィル

「フラッシュフィル」という機能をご存知ですか?

Excel2013で新たに追加された機能です。

 

もう何年も前から使えるのに、案外知らない方が多いんですよね。

1つのセルに
会社名と支店名が入力されている
商品名と容量が入力されている

数字だけで入力された電話番号の間に
「-」を追加したい
などなど・・・
Excelではちょっとデータを変えたいということがよくあります。

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Excelで横へのオートフィルを使い4ステップでカレンダーを作成する方法

excel オートフィル

月 火 水・・・
第1週 第2週 第3週・・・
1月 2月 3月・・・

あなたはこんな連続したデータを手入力してませんか?
Excelでは、こんな連続したデータを入力すること多いですよね。

Excelには「オートフィル」と言って、上のような連続した内容を自動で入力してくれる優れた機能が備わっています。

 

知らなかった・・・ というあなたも心配はいりません。
簡単だからすぐに使えるようになりますよ。
できれば、実際にExcelを操作しながら読んでみてくださいね。
すぐに実感できますよ。

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