エクセル初心者でも数秒で速く集計表が作れるExcelの機能とは?

こんにちは!
Excel業務改善コンサルタントの小野です。

 

わたしが毎月開催しているエクセルセミナーでは、受講してくださった方に、毎回アンケートをお願いしています。

 

その中で、エクセル講座を受講したいと思ったきっかけを伺っています。

 

エクセル講座を受講しようと思ったきっかけで1番多いものは何だと思います?

 

 

1番はエクセルのスキルアップです。

 

では2番目は何だと思います?

 

 

エクセルが自己流だからちゃんと学びたい

なんですよ。

 

 

エクセル研修やパソコン教室などでエクセルの基礎を学び、そのあと業務で使うようになったという方はきっと少ないでしょう。

 

あなたはいかがです?

 

 

■たとえばパソコン教室でエクセル基礎を学んだ場合

実務で使うかどうかは別として、どんな機能があってエクセルで何ができるかを知ることはできます。

 

しかしこのアンケート結果からわかるように、多くの方が自己流だとおっしゃてるということは

 

  • 今までエクセルのセミナーを受けたことがなかった・・
  • もしくは昔受けたけど忘れてしまい自己流になってしまった・・

 

だから私のセミナーを受けてみようと思ってくださった、きっとそんな感じなのでしょうね。

 

■ピボットテーブルってご存知ですか?

 

知ってる~
もう使ってる~
聞いたことはある・・

 

様々だと思いますが

実はピボットテーブルを使うと、エクセル初心者でも数秒で集計表が作れるんですよ!

 

もうピボットテーブルをお使いですか?

 

もしまだなら、ぜひこちらのページの動画をご覧くださいね。

Excel業務の効率アップに必須!ピボットテーブルの使い方

 

■ちなみに私が主催しているエクセルセミナーの中にピボット基礎セミナーがあります。

【基礎シリーズ3】0からのエクセルピボットセミナー

 

初開催は2015年6月10日。
2017年10月現在で開催回数は37回になりました。

 

ピボットは初めてという方がほとんどですが、全員が開始5分で集計表を作れるようになっています。

出来なかったという方は今まで1人もいません。

 

  • ピボットは計算式が不要です。
  • 難しい操作もありません。
  • マウスでドラッグできればどなたでも使えます。

 

考えながら作るというより、感覚的に手を動かせば表ができる そんなイメージです。

 

■ピボットテーブルはこんな簡単な機能なのに・・・

ピボットって難しそう・・・となぜか誤解されています。

 

皆さん食わず嫌いで終わっています。
もったない・・・

 

操作自体は簡単なのに、どうしてピボットが普及していないのか・・

 

よくパソコン教室主催のExcelセミナーなどで、中級以上が対象になっていたりしますが、ピボットテーブルは操作がとても簡単なので、エクセル苦手な方や計算式を作ったことがない方でも、集計表を作ることができるんです。

 

しかし、残念なことに、実務で使いこなせていない現状もあります。

 

ピボットを使いこなすためには、元になる明細表を正しく準備しなければいけません。

 

多くの研修は操作方法だけなので、こんな大事なことを教えてはくれません。

 

ピボットテーブルのもとになる明細表の作り方、ピボットテーブルで予想通りの集計をするためには、元になる明細表が整備されていないとできません。

 

必要なデータが揃っている明細表を使ってピボットテーブルを活用してくださいね。

 

ピボットテーブルの基礎、活用方法、よくある失敗例とその対処法も学べます。

【基礎シリーズ3】0からのエクセルピボットセミナー

Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

「Excel応用力 X データ活用力」の両方を兼ね備えた『ビジネスExcel力』が身に付き、ワンランク上の仕事ができる人材育成に貢献しています。

ブログではExcel業務の改善、Excelスキルアップに関する情報を発信しています。

ご相談やご質問がありましたら、Excel業務改善コンサルタントの小野 眸までご連絡ください。
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エクセルで「月日年」と8桁の数値の日付を「年/月/日」の日付形式に変えるには?

画面下方に操作説明のミニ動画(約30秒)があります。

 

エクセルで日付を入力すると、すべて「2017/10/18」という形式になります。

和暦や英語表記で入力しても、セルの中身はすべて「年/月/日」の形になります。

 

エクセルファイルで日付がこんな8桁の数字に、
「10182017」や「20171018」になってることありませんか?

 

基幹システムからダウンロードしたファイルや、CSVファイルでこんなケースがよくあります。

 

特に「10182017」は10月18日2017年という順番になっていて、ちょっと厄介ですね。

 

海外との取引がある企業では、逆に年から始まる日付は少ないかもしれません。

 

このようなスラッシュのない8桁の数字・・

これ 残念ながらエクセルでは日付として扱ってくれません。

 

試しに、セルの書式設定で、日付の表示形式を選んでみてください。
「####################」

こうなって表示されませんよね?!

 

あっ セル幅が狭くて表示できないわけではありませんよ。
データ形式と表示形式が合わないんです。

 

エクセルで日付と認識されるのは
あくまで「2017/10/18」と入力されているデータだけです。

ちなみに「10/18/2017」もダメですよ。
日付のデータとして扱ってはくれません。

 

では「10182017」をどうやって日付に変えるんでしょう?

 

いろんな方法がありますが、今日は「区切り位置の機能」を使って、日付形式に変える方法を解説しますね。

 

8桁の数字で入力されている箇所を列選択し
[データ]タブ⇒[区切り位置]をクリック。
ウィザードが開きます。

 

データのファイル形式を選択してください

のところは
カンマやタブなどの区切り文字・・・

が選択されていると思うので
そのまま[次へ]をクリック。

 

区切り文字はタブが選択されているので
そのまま[次へ]をクリック。

 

データ形式の箇所を変更します。

 

[ G/標準]が選択されていますので
[日付]の所をクリックし選択します。

その横に「YMD」と表示されています。

入力内容の順番が月,日,年ですから
「MDY」に変更しOKをクリック。

 

これで入力内容が
「2017/10/18」に代わり日付として認識されます。

 

ちなみにYMDの意味はこうです。

Y:年(Year)
M:月(Month)
D:日(Day)

 

表示形式のユーザー定義に
「yyyy/m/d」が使われてますよね?

これです。

 

最後に、数値を日付形式に変えるエクセルの「区切り位置」の操作方法をミニ動画にしました!
繰り返し再生される自動再生です。再生時間は約30秒です。

参考にしてくださいね。

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エクセルの「データの入力規則」でリスト選択で商品名を入力する方法

エクセルの入力規則でプルダウンリストを活用する

Excel業務改善コンサルタントの小野 眸(おの ひとみ)です。

たとえば上の画面のように、リストを選択するだけで入力できるプルダウンリストを自分で自由に設定してみませんか?

 

これは「入力規則」という機能を使って簡単に設定できます。

 

まず事前にリストに表示する内容を入力しておきます。

リストの内容は縦1列に入力しておきます。

 

リスト選択で入力するよう設定したいセルを選択した状態で、
[データ]⇒[データの入力規則]を選択します。

 

表示された画面の[入力値の種類]の[すべての値]を[リスト]に変更します。

そして[元の値]の欄で先ほど入力したリスト内容の箇所を範囲指定します。

 

設定はこれだけ!

実に簡単です。

 

エクセルのデータの入力規則によるプルダウンリスト設定

エクセルの入力規則を使えばプルダウンリストでの入力が簡単に設定できます。

納品書や請求書の入力内容は売上分析の集計の元となる明細データになります。

一定のルールで入力された内容はデータ標準化にとても大切です。

 

なぜなら、集計や分析には標準化されたデータが必須だからです。

いくらコメントや注意書きで入力の注意を促しても、人はなかなか従ってくれません。

 

注意書きが書いてあっても意味がよくわからなかったり、その重要性を認識していなければ、自分の思うように入力してしまいがちです。

忙しい時間の中で入力作業をしていればなおさらです。

 

簡単に設定できる入力規則。

入力する人にとっても、管理する側にもメリットがいっぱいの機能です。

ぜひ活用してみてくださいね。

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エクセル研修の受講者様から嬉しい感想をいただきました!

リクルートマネジメントスクール様エクセル研修3月に行ったリクルートマネジメントスクール様でのエクセルセミナーのアンケート結果は5段階で4.3でした。

 

さらに1か月後のアンケートで
「仕事上役立っていることや成果につながっている」の欄は4.1でした!!

 

講習アンケートで高評価をいただくと、やっててよかったぁ~と実感しますね♪

 

 

と同時に、
さらにセミナー内容を良くしようと意欲がわきますね。
直後の感想はすでにいただいていたけど、今回は受講1か月後の感想も入っていました。
直後のアンケートに答えてくださったのが61%。

さらに1か月後のアンケートに答えてくださった方が29%。

 

次回は6月です。
すでに19名のお申込があるので、しっかりと準備をして臨みます!

 

Excel(エクセル)徹底活用術
~関数を活用した業務効率アップのコツ~

リクルートマネジメントスクール様

http://www.recruit-ms.co.jp/open-course/dtl/S00150/

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エクセルのデータ修正が一瞬で終わる簡単便利なフラッシュフィル

エクセル フラッシュフィル

「フラッシュフィル」という機能をご存知ですか?

Excel2013で新たに追加された機能です。

 

もう何年も前から使えるのに、案外知らない方が多いんですよね。

1つのセルに
会社名と支店名が入力されている
商品名と容量が入力されている

数字だけで入力された電話番号の間に
「-」を追加したい
などなど・・・
Excelではちょっとデータを変えたいということがよくあります。

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Excelのピボットで金額と数量を集計するには?

Excelのピボットで複数を集計

 

Excelのピボットテーブルで複数項目を集計したい!

Excelのピボットテーブルってご存知ですか?

ピボットテーブルはなんだか難しそう・・・と敬遠されている方も多いのですが、実は誰でも簡単に使える機能です。

 

ピボットテーブルは大量データでも数分で集計できる便利な機能です。

Excelの計算式を使って集計表を作るより、ピボットテーブルを使ったほうが簡単で便利です。

集計項目を変えたりレイアウトを変えるのも一瞬で変更できます。

 

Excelのピボットテーブルで数量と金額など複数の項目を集計したい時はどうすればいいのでしょう?

 

値のところに数量と金額を配置すればいいだけ!

そうです。こんな感じです。

ピボットテーブルで数量と金額を集計

Excelのピボットで複数項目を集計し縦に並べたい!

もちろんこのように、数量と金額が横に並んでいる状態でもよいのですが、数量と金額を縦に並べたい時はどうしたらいいのでしょう?

 

Excelのピボットテーブルで集計する複数項目を縦に並べたい時は、次の図のように「列」に配置された「値」を「行」に移動します。

Excelのピボットテーブルで複数項目を縦に集計

これで数量と金額を縦に並べることができます。

 

Excelのピボットテーブルは、集計作業が楽になるツールです。

しかも操作はとても簡単!

ぜひこの記事を参考にして使ってみてくださいね。

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集合縦棒グラフと積み上げ縦棒グラフを一緒に作るには?

集合縦棒グラフと積み上げ縦棒グラフ

Excelで2種類の縦棒グラフを一つのグラフに作るには?

 

Excelでは集計表からワンクリックでグラフを作ることができます。

中でもよく利用されるのが縦棒グラフ。

ワンクリックで作れるシンプルなグラフなら簡単に作れますが、少し複雑なグラフとなると、なかなかうまくいきません。

Excel実務で作るグラフは、教科書のサンプルのようなシンプルなグラフより、少し複雑なグラフを作ることが多いですよね。

 

たとえば、4月~6月の四半期売上実績を商品ごとに縦棒グラフにして比較するとします。

仮に、今日が6月15日だと仮定して、4月と5月は売上実績額で、6月は6/1~6/14の売上実績額と月末までに売上見込みが立っている売上見込額の合算で作りたい場合、4月と5月は集合縦棒でいいけど、6月は売上実績と売上見込の合算なので積み上げ縦棒にしたいですよね。

しかし、残念ながら、Excelでは2種類の縦棒グラフの混合グラフは作成できません。

ではどうやって作るのでしょう?

 

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あなたは手持ちのカードを何枚お持ちですか?

手持ちのカード

おけましておめでとうございます。

Excel業務改善コンサルタントの小野 眸です。

 

新年早々、Excelではなくトランプの話?? と思われたかもしれませんが・・
Excelの話です。

  • Excelで資料を作る時
  • Excelで計算式を考える時

どれを使うかは、自分が知っている機能・関数から選ぶことになります。
いやぁ ネット検索すれば、自分の知らない関数だって使えるよ!
という反論が聞こえてきそうですが・・・

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Excelで横へのオートフィルを使い4ステップでカレンダーを作成する方法

excel オートフィル

月 火 水・・・
第1週 第2週 第3週・・・
1月 2月 3月・・・

あなたはこんな連続したデータを手入力してませんか?
Excelでは、こんな連続したデータを入力すること多いですよね。

Excelには「オートフィル」と言って、上のような連続した内容を自動で入力してくれる優れた機能が備わっています。

 

知らなかった・・・ というあなたも心配はいりません。
簡単だからすぐに使えるようになりますよ。
できれば、実際にExcelを操作しながら読んでみてくださいね。
すぐに実感できますよ。

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Excelの縦棒グラフでラベルを1つだけ表示したい時は?

excel 縦棒グラフ ラベル 表示

Excelの集計表をわかりやすく見せたい時はグラフ!

 

使いますよね。

中でもよく使われるのが縦棒グラフです。

 

Excelでグラフを作るのはとても簡単!

集計表のなかを1か所クリックし、[挿入]タブ → [グラフ]の縦棒グラフから、集合縦棒」を選択すれば、上のようなグラフが作成されます。

 

Excelでグラフを作るのはワンクリックでできますから、あとは見やすく仕上げていくというわけです。

 

Excelでグラフを見やすく仕上げるコツは不要なものを非表示に!

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