エクセルのデータ修正が一瞬で終わる簡単便利なフラッシュフィル

エクセル フラッシュフィル

「フラッシュフィル」という機能をご存知ですか?

Excel2013で新たに追加された機能です。

 

もう何年も前から使えるのに、案外知らない方が多いんですよね。

1つのセルに
会社名と支店名が入力されている
商品名と容量が入力されている

数字だけで入力された電話番号の間に
「-」を追加したい
などなど・・・
Excelではちょっとデータを変えたいということがよくあります。

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Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

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あなたが送ったファイルは無用の長物になってませんか?

email

毎月取引先から送信されるファイルに不要なシートが含まれている。

毎月別な部署から配布されるファイルは使いづらいので全く見ていない。

毎月別な部署から届くグラフ付の集計表は見づらく項目も足りないので部署内で作り直しているなどなど。

 

利用されないファイル、つまり無用の長物になってしまっているファイルが送受信されてる事があります。
以前は使ってたけど、今はいらないんだよね・・と言いつつ、そのままになってるケースも。

 

えぇー?と思うかもしれませんが、よくある話です。

 

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Excelのデータも計算式も合ってるのに計算結果がエラー!?

昨日はマンツーマン講習をやりました。

マンツーマン講習を受講される方はほとんどが資料持ち込みです。

持込資料の計算式を修正したり新たに作ったりと

資料を拝見しながらやりたい事をお聞きしその場で問題解決します。
固有の名称などはテストデータになっていてもその方が実際に会社で使っている資料です。

守秘義務の問題でファイルを送っていただくわけにいかないのでその場で初めて拝見します。

マンツーマン講習の到達点は今ある問題を解決し必要な計算式をご自身で作れるようになるです。

おかげさまで今まで到達しなかった方はいません。
昨日の講習内であった質問の中によくある質問があったのであなたにも共有しますね。

昔私が現場を預かっていた時よく直面し対応していた問題です。

データも計算式も合ってるのにエラーになる!?

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Excelのピボットで金額と数量を集計するには?

Excelのピボットで複数を集計

 

Excelのピボットテーブルで複数項目を集計したい!

Excelのピボットテーブルってご存知ですか?

ピボットテーブルはなんだか難しそう・・・と敬遠されている方も多いのですが、実は誰でも簡単に使える機能です。

 

ピボットテーブルは大量データでも数分で集計できる便利な機能です。

Excelの計算式を使って集計表を作るより、ピボットテーブルを使ったほうが簡単で便利です。

集計項目を変えたりレイアウトを変えるのも一瞬で変更できます。

 

Excelのピボットテーブルで数量と金額など複数の項目を集計したい時はどうすればいいのでしょう?

 

値のところに数量と金額を配置すればいいだけ!

そうです。こんな感じです。

ピボットテーブルで数量と金額を集計

Excelのピボットで複数項目を集計し縦に並べたい!

もちろんこのように、数量と金額が横に並んでいる状態でもよいのですが、数量と金額を縦に並べたい時はどうしたらいいのでしょう?

 

Excelのピボットテーブルで集計する複数項目を縦に並べたい時は、次の図のように「列」に配置された「値」を「行」に移動します。

Excelのピボットテーブルで複数項目を縦に集計

これで数量と金額を縦に並べることができます。

 

Excelのピボットテーブルは、集計作業が楽になるツールです。

しかも操作はとても簡単!

ぜひこの記事を参考にして使ってみてくださいね。

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集合縦棒グラフと積み上げ縦棒グラフを一緒に作るには?

集合縦棒グラフと積み上げ縦棒グラフ

Excelで2種類の縦棒グラフを一つのグラフに作るには?

 

Excelでは集計表からワンクリックでグラフを作ることができます。

中でもよく利用されるのが縦棒グラフ。

ワンクリックで作れるシンプルなグラフなら簡単に作れますが、少し複雑なグラフとなると、なかなかうまくいきません。

Excel実務で作るグラフは、教科書のサンプルのようなシンプルなグラフより、少し複雑なグラフを作ることが多いですよね。

 

たとえば、4月~6月の四半期売上実績を商品ごとに縦棒グラフにして比較するとします。

仮に、今日が6月15日だと仮定して、4月と5月は売上実績額で、6月は6/1~6/14の売上実績額と月末までに売上見込みが立っている売上見込額の合算で作りたい場合、4月と5月は集合縦棒でいいけど、6月は売上実績と売上見込の合算なので積み上げ縦棒にしたいですよね。

しかし、残念ながら、Excelでは2種類の縦棒グラフの混合グラフは作成できません。

ではどうやって作るのでしょう?

 

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あなたは手持ちのカードを何枚お持ちですか?

手持ちのカード

おけましておめでとうございます。

Excel業務改善コンサルタントの小野 眸です。

 

新年早々、Excelではなくトランプの話?? と思われたかもしれませんが・・
Excelの話です。

  • Excelで資料を作る時
  • Excelで計算式を考える時

どれを使うかは、自分が知っている機能・関数から選ぶことになります。
いやぁ ネット検索すれば、自分の知らない関数だって使えるよ!
という反論が聞こえてきそうですが・・・

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Excelで横へのオートフィルを使い4ステップでカレンダーを作成する方法

excel オートフィル

月 火 水・・・
第1週 第2週 第3週・・・
1月 2月 3月・・・

あなたはこんな連続したデータを手入力してませんか?
Excelでは、こんな連続したデータを入力すること多いですよね。

Excelには「オートフィル」と言って、上のような連続した内容を自動で入力してくれる優れた機能が備わっています。

 

知らなかった・・・ というあなたも心配はいりません。
簡単だからすぐに使えるようになりますよ。
できれば、実際にExcelを操作しながら読んでみてくださいね。
すぐに実感できますよ。

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Excelの縦棒グラフでラベルを1つだけ表示したい時は?

excel 縦棒グラフ ラベル 表示

Excelの集計表をわかりやすく見せたい時はグラフ!

 

使いますよね。

中でもよく使われるのが縦棒グラフです。

 

Excelでグラフを作るのはとても簡単!

集計表のなかを1か所クリックし、[挿入]タブ → [グラフ]の縦棒グラフから、集合縦棒」を選択すれば、上のようなグラフが作成されます。

 

Excelでグラフを作るのはワンクリックでできますから、あとは見やすく仕上げていくというわけです。

 

Excelでグラフを見やすく仕上げるコツは不要なものを非表示に!

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Excelでシート数を数えたい時はSHEETS関数を使います!

Excel シート数を数えるExcel関数

 

Excelのファイルに保存されている複数のシート。

シート数がいくつあるか数えたい時、あなたはどうしていますか?

 

えぇーっと

 

シート見出しのところにマウスをあてて、1 2 3 ・・・  って数えてます?

 

10コ以下くらいならそれでもいいですが、たくさんのシートがあったら大変ですよね?

 

受講者の方から、こんな質問がありました。

シート数を簡単に数える方法はありますか?

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Excelで日付の曜日を表示したい時、関数は不要です!

Excel 関数 日付 曜日

Excelで日付の曜日を表示したい

たとえば、Excelの資料で「12/12(月)」と表示したい時、あなたはどうしていますか?

Excel上で「12/12(月)」と入力すると、日付として扱われません。文字データになります。

では日付の形式で曜日を表示したい時はどうするのでしょう?

 

WEELDAYというExcel関数を使う

 

いえいえ。もっと簡単な方法があります!

 

セルの書式設定で曜日を表示できる形式をユーザー定義で設定します。

 

たとえば、先ほどの「12/12(月)」なら
月/日(曜)という形式なので、セルの書式設定のユーザー定義で「m/d(aaa)」を設定します。

 

では「12月12日(月曜日)」という形式で曜日を表示したい時は?

 

〇月〇日(曜日)という形式なので、セルの書式設定のユーザー定義で「m”月”d”日(“aaaa”)”」を設定します。

 

もうおわかりですね。

 

曜日の表示形式は「aaa]です。

曜日を一文字で表示したい時は「aaa」
〇曜日と表示したい時は「aaaa」です。

 

つまり、普通に日付を入力して、セルの書式設定で曜日を表示する設定に変えると表示されます。

難しいExcel関数を使わなくても、簡単に表示できますよ~

 

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