エクセルの「データの入力規則」でリスト選択で商品名を入力する方法

エクセルの入力規則でプルダウンリストを活用する

Excel業務改善コンサルタントの小野 眸(おの ひとみ)です。

たとえば上の画面のように、リストを選択するだけで入力できるプルダウンリストを自分で自由に設定してみませんか?

 

これは「入力規則」という機能を使って簡単に設定できます。

 

まず事前にリストに表示する内容を入力しておきます。

リストの内容は縦1列に入力しておきます。

 

リスト選択で入力するよう設定したいセルを選択した状態で、
[データ]⇒[データの入力規則]を選択します。

 

表示された画面の[入力値の種類]の[すべての値]を[リスト]に変更します。

そして[元の値]の欄で先ほど入力したリスト内容の箇所を範囲指定します。

 

設定はこれだけ!

実に簡単です。

 

エクセルのデータの入力規則によるプルダウンリスト設定

エクセルの入力規則を使えばプルダウンリストでの入力が簡単に設定できます。

納品書や請求書の入力内容は売上分析の集計の元となる明細データになります。

一定のルールで入力された内容はデータ標準化にとても大切です。

 

なぜなら、集計や分析には標準化されたデータが必須だからです。

いくらコメントや注意書きで入力の注意を促しても、人はなかなか従ってくれません。

 

注意書きが書いてあっても意味がよくわからなかったり、その重要性を認識していなければ、自分の思うように入力してしまいがちです。

忙しい時間の中で入力作業をしていればなおさらです。

 

簡単に設定できる入力規則。

入力する人にとっても、管理する側にもメリットがいっぱいの機能です。

ぜひ活用してみてくださいね。

Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

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エクセルのデータ修正が一瞬で終わる簡単便利なフラッシュフィル

エクセル フラッシュフィル

「フラッシュフィル」という機能をご存知ですか?

Excel2013で新たに追加された機能です。

 

もう何年も前から使えるのに、案外知らない方が多いんですよね。

1つのセルに
会社名と支店名が入力されている
商品名と容量が入力されている

数字だけで入力された電話番号の間に
「-」を追加したい
などなど・・・
Excelではちょっとデータを変えたいということがよくあります。

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あなたが送ったファイルは無用の長物になってませんか?

email

毎月取引先から送信されるファイルに不要なシートが含まれている。

毎月別な部署から配布されるファイルは使いづらいので全く見ていない。

毎月別な部署から届くグラフ付の集計表は見づらく項目も足りないので部署内で作り直しているなどなど。

 

利用されないファイル、つまり無用の長物になってしまっているファイルが送受信されてる事があります。
以前は使ってたけど、今はいらないんだよね・・と言いつつ、そのままになってるケースも。

 

えぇー?と思うかもしれませんが、よくある話です。

 

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Excelで横へのオートフィルを使い4ステップでカレンダーを作成する方法

excel オートフィル

月 火 水・・・
第1週 第2週 第3週・・・
1月 2月 3月・・・

あなたはこんな連続したデータを手入力してませんか?
Excelでは、こんな連続したデータを入力すること多いですよね。

Excelには「オートフィル」と言って、上のような連続した内容を自動で入力してくれる優れた機能が備わっています。

 

知らなかった・・・ というあなたも心配はいりません。
簡単だからすぐに使えるようになりますよ。
できれば、実際にExcelを操作しながら読んでみてくださいね。
すぐに実感できますよ。

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Excel業務の効率アップに必須!ピボットテーブルの使い方

Excel業務改善コンサルタントの小野です。

これは私が担当したEラーニング Excelコースのひとつ「Excel 2016 ピボットテーブル活用術」の一部です。
(YouTubeで公開されている動画です。どなたでもご覧いただけます)

Excelのピボットテーブルの使い方を解説しています。

 

ピボットテーブルは難しそう・・・

と思っている方がとても多いんですが、実はExcelのピボットテーブルの使い方はとても簡単!
Excel初心者でも簡単に集計表を作成できる、とっても便利な機能です。

 

あまりに簡単に集計表ができるので、他の人がピボットテーブルを操作しているのを見て

こんなに簡単に表ができるなんて・・・ まるで魔法のよう~

きっとなにか難しいものを使っているに違いない~

 

そう思われるのかもしれませんね。

 

でもピボットテーブルの使い方はドラッグ アンド ドロップ操作だけ。
それで集計表が作成できる、とても便利な機能なんですよ。

マウスでドラッグができれば使うことができます。

Excel関数や計算式を使う必要はありません。

 

Excelのピボットテーブルは

  • Excelの集計業務をサクッと終わらせ、分析に集中したい
  • 複数の集計表を一度に作りたい
  • アンケートの結果を集計したい

こんな方にオススメです。

1つの集計表を数秒~数分で作成できますよ。

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Excelの複数セルにデータをまとめて一括入力!

20111013-00

上の図を見てください。

あなたはこんなときコピペで入力してませんか?

同じデータを複数のセルに入力したいとき・・・
単純にコピペ、つまりコピーしてペースト(貼り付ける)と単純に思いますよね。

でも上の図のようなとき、Excelではコピペなしでしかも一度に入力できちゃう小技があります!

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Excelを使いこなす為に知っておくべきExcelを使うデメリット

タスク管理Excel業務改善コンサルタントの小野です。

先日、ある企業の社員研修のうち合わせ中に、こんな話がありました。
「ところで、在宅スタッフのタスクやメールのやりとりなどExcelで管理しようと思っています。」

やりたいことは次の3つ。

  • タスクの進捗状況
  • メールのやりとり
  • ファイルの共有

あなたならどう考えますか?
世の中にはいろんなソフトがありますよね。
Excelはソフトの一つ。
Excelを使うメリット、デメリットを考えていくとブレずに考えやすいですね。

Excelにも不得意な事はあります

今回のようなケースで
いつもExcelを使っているから

どんな事でもExcelでやってます~~~
という方は要注意ですよ。
Excelは仕事をするうえでの道具です。

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Excel実務に必要なスキルはExcelの操作スキルではない!

Excelスキルアップ

Excel業務改善コンサルタントの小野です。

今日は、業務でExcelを使って作業されている方で、Excelスキルアップをお考えの方に、Excelのスキルアップについて一番注意していただきたいポイントをお伝えします。

 

Excel業務を行っている多くの方が、自己流でExcelを使い始めています。
この記事を読んでくださっているあなたが、もっとExcel業務の作業効率をあげたいと思っているなら、Excelのスキルアップをお考えでしょう。

 

今、職種・業種・年齢・性別を問わず、様々な業務でExcelが利用されています。
大企業から中小企業、自営業まで。

日常的にExcelで資料が作成され、数字の分析が行われています。

 

受講生の方、既存のお客様の話を聞いていて感じるのは、Excel業務に携わっている方に求められるものが高度化しているということ。

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ピボットテーブルが使えない一番の理由はスキル不足ではない?!

ピボットテーブル Excel 使いこなす
Excel業務改善コンサルタントの小野です。

あなたはピボットテーブルってご存知ですか?

講習中に同じ質問をすると、聞いたことはあるけど自分で作ったことはなく難しそう・・

と多くの方が答えます。

 

「ピボットテーブル」という名前が難しそう・・という印象を与えているようです。

実は、ピボットテーブルはとっても簡単!

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Excelのマクロとは何かわかりますか?

Excel業務改善コンサルタントの小野です。
初めてお会いした人に、小野さんは何時からExcelを教えているんですか?
と聞かれることがあります。
年代を正確に覚えているわけではありませんが、教えるようになったのはExcel2003からです。
その前は1ユーザーでした。

 

ここで少しだけ私の話をすると

私は新卒で入社した商社でシステム部門に配属され、初めてITと出会いシステム開発の仕事に従事しました。

表計算ソフトはシステム開発業務の資料作成で使っていました。

 

ご存知のようにExcelは表計算ソフトの一つですが、まだExcelが世に出る前なので

IBM系列の「Lotus123」やMicrosoftの「Multiplan」です。

「Multiplan」というのはMicrosoftの初期の表計算ソフトです。

Excelの前身ですね。

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