エクセル計算式の入替を最も効率よく間違えなくできる方法

エクセル計算式をコピーし入れ替えるやり方

受講者でメルマガ読者の方からこんな質問がありました!

 

エクセルの集計表で
計算式が入力されている行の入替を簡単に行う事はできますか?

最も効率がよく間違えなくできる方法もご教授いただけないでしょうか。

 

答えは・・・

もちろん「はい!あります」

 

エクセルの計算式も入力データも行の入れ替えは簡単にできます!

事例)明細からSUMIFS関数で集計

たとえば上記のような表があるとします。

これは明細表をもとに、支店ごとの前年実績と今年実績を集計。

さらに前年比も計算しています。

 

今年実績には明細表をもとに売上年月と支店が合致した明細を集計してくれるSUMIFS関数が入力されています。

前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。

「前年比」と「今年実績」の行を入れ替えたい

 

エクセルの計算式を一生懸命考えて作った集計表は
できるだけ変更したくないですよね。

 

特に前任者が作った表をそのまま使っている場合など
極力、触りたくないというのが本音だと思います。

 

しかし残念ながら
エクセルの資料に見直しはつきもの。

 

ある程度使ったら
ほとんど見直しや業務に合わせた修正が出てきます。

 

エクセルの行や列を入れ替える場合
中身がデータなら特に意識することなく
切り取ったらコピーしたりできると思います。

 

でも計算式だと
違う内容にならないか不安ですよね。

 

基本的にこの手順で大丈夫です!

 

移動したい箇所を切り取り

「切り取ったセルの挿入」で移動

 

計算式は正しく移動されます。

もし心配な時は次の手順で作業してください。

  1. 現在の集計表をコピーし空いてる箇所に値で貼っておく
  2. 移動したい箇所を切り取る
  3. 切り取ったセルの挿入で移動する
  4. 1の内容と照らし合わせ数値が変わっていないか検証
  5. 1で貼り付けた内容を消去

計算式を変更する時は
自分の意図した内容と違う内容にならないか心配です。

 

だから
事前にバックアップとして
シートやファイルをコピーしたりします。

 

大幅な変更の時はそれも大切ですが
今回のようにちょっとした変更で
バックアップを取るのは面倒ですよね。

 

そんな時は空いてるスペースにちょっとコピーしておきます。
この時普通にコピペしてはダメですよ。

 

コピペだと計算式がコピーされてしまうので
結果が違ってしまい確認用に使えません。

 

計算式に「$」が付いていたら要注意!やり方が違います。

 

計算式に「$」が付いているもの
見たことありますか?

 

これは計算式をコピーする時に
セル番地がずれないよう固定するために使います。

範囲指定がその代表例です。

 

計算式にこの「$」がついている時は注意が必要です。

やり方が違う場合があるからです。

 

計算式内のどのセルに「$」が付いているかがポイントです。

移動したセルを指定している計算式は要注意です。

移動後はセル番地が変わりますからね。

 

上記の内容でいくと

今年実績は明細表をもとに売上年月と支店が合致した
明細の集計する計算式が入っています。

 

前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。

 

その中で「$」が付いているセル番地のうち
移動した行に関連のある個所を確認します。

 

移動後も正しいセル番地になっていればOKです。

 

もし正しく変わっていない場合は
セル番地を正しく修正してくださいね。

 

大量にある場合は「置換」機能を利用すると便利ですよ。

[ホーム]タブにある「置換」機能です。

 

計算式も置換の対象になります。

ぜひ活用してくださいね!

 

 

Excel業務改善コンサルタント 小野 眸(おの ひとみ)。
20年間のシステムエンジニア経験から得た「最適な機能・関数を選択するコツ」と、コンサルタント経験から得た価値あるデータの見極め方を、15年以上の講師経験をもとにわかりやすく解説しています。

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Excelのデータも計算式も合ってるのに計算結果がエラー!?

昨日はマンツーマン講習をやりました。

マンツーマン講習を受講される方はほとんどが資料持ち込みです。

持込資料の計算式を修正したり新たに作ったりと

資料を拝見しながらやりたい事をお聞きしその場で問題解決します。
固有の名称などはテストデータになっていてもその方が実際に会社で使っている資料です。

守秘義務の問題でファイルを送っていただくわけにいかないのでその場で初めて拝見します。

マンツーマン講習の到達点は今ある問題を解決し必要な計算式をご自身で作れるようになるです。

おかげさまで今まで到達しなかった方はいません。
昨日の講習内であった質問の中によくある質問があったのであなたにも共有しますね。

昔私が現場を預かっていた時よく直面し対応していた問題です。

データも計算式も合ってるのにエラーになる!?

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Excelでシート数を数えたい時はSHEETS関数を使います!

Excel シート数を数えるExcel関数

 

Excelのファイルに保存されている複数のシート。

シート数がいくつあるか数えたい時、あなたはどうしていますか?

 

えぇーっと

 

シート見出しのところにマウスをあてて、1 2 3 ・・・  って数えてます?

 

10コ以下くらいならそれでもいいですが、たくさんのシートがあったら大変ですよね?

 

受講者の方から、こんな質問がありました。

シート数を簡単に数える方法はありますか?

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Excel関数を使って消費税を四捨五入するROUND関数の使い方

Excel関数 四捨五入

たとえば、Excel関数を使って消費税を四捨五入したい時、どんなExcel関数を使えばいいのでしょう?
またそのExcel関数の具体的な使い方は?

 

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Excelで氏名の姓と名を結合して表示する方法

氏名の入力

Excelで名簿を管理する時、氏名はどんな風に入力しますか?

名前という1つの項目?
それとも姓と名で分けて2つの項目?
どちらだと思いますか?

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ExcelのIF関数は条件によって結果を変えられる便利な関数

条件によってやることを変えられる便利なIF関数

Excel IF関数

業務でExcelを使っている場合、「IF関数」という名前を聞いたことがある方は多いと思います。

たとえばこのような納品書で、数量か単価が入力されたら金額が自動計算されるようにするためには、どんな計算式にしたらよいでしょう?

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時代遅れのExcel解説サイトに注意しましょう!

Excel業務改善コンサルタントの小野です。

Excelに限らずパソコンのソフトはバージョンアップするたびに、機能が進化します。

Excel解説サイトの中には、バージョンアップのたびに新機能や新しい操作方法を解説しているところもあります。

しかし中には、古い情報のまま止まっているサイトがあります。
そんなサイトは要注意。

なぜなら操作方法はどんどん変わるからです。

 

では、あなたが見つけたサイトが古い情報かどうか見分けるにはどうしたらいいと思いますか?

 

そう、更新日付を確認するのは1つの方法ですね。

しかし厄介なのは、比較的新しい記事でも、内容が古く間違っている場合もあるということ。

 

先日、私が見つけたのはこちらの情報。

 

「Excel関数を入力する時、ダイアログボックスを使ってはいけません。
なぜなら、関数の組み合わせができないからです!」

 

これは間違った情報です。

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Excelを自己流で覚えた人がセミナー受講後にしみじみ語った事

自己流

Excel業務改善コンサルタントの小野です。

ある木曜日の午後7時、私はいつものようにExcelセミナーを開催しました。

セミナーのタイトルは「売上分析が楽になるExcelセミナー【0からのピボットテーブル】

 

  • 受講者の皆さんが質問しやすい人数
  • 私から全員の方の操作の様子がよくわかる

を考え、いつも少人数で開催しています。

私はいくつかExcelの単発セミナーを開催していますが、中でもピボットテーブルのセミナーは人気です。

その日も8名満席でした。

 

みなさん熱心に聞いていただき2時間がアッという間でした。

9時になり講習が終わり、個別の質問も終わるころ、一人二人と席を立ち帰っていかれました。

そんな中、席を立たず最後まで残っていた男性がいました。

 

私が「ご質問は大丈夫ですか?」と声をかけると「大丈夫です。質問はありません」とのこと。

そして男性が話を始めました。

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容量と商品名が一緒に入力されている明細を容量別に集計したい

ピボットよくないサンプル

Excel業務改善コンサルタントの小野です。

たとえば、上の画像のように、商品名と容量が一緒に入力された明細表があるとします。

この表を使って容量別に集計するとしたら、どのように作業しますか?

 

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